Тайм менеджмент тренинг упражнения

Семинар-практикум с использованием элементов тренинга «Тайм-менеджмент для педагогов»

Светлана Калугина
Семинар-практикум с использованием элементов тренинга «Тайм-менеджмент для педагогов»

Семинар-практикум с использованием элементов тренинга

Тема: «Рациональное использование времени — важный фактор эффективной работы и достижения успеха»

«Человека, который не может потратить

более 16 часов в сутки лично

на себя, следует называть рабом».

/ Ницше /

Цель: Раскрыть все разнообразие возможностей рационального использования и экономии собственного времени, ознакомить с методикой сокращения непроизводительных расходов временного ресурса.

Задания: Выяснение причин дефицита времени, практическое осуществление различных этапов, методика тайм-менеджмента.

Вступительная часть

Упражнение «Ожидание»

Цель: Определить ожидания участников относительно продолжительности занятия.

Психолог: каждому участнику раздает по звездочке и предлагает написать на ней свои ожидания относительно продолжительности занятия. Участники зачитывают свои ожидания и наклеивают их на небо (нарисовано на листе).

Принятие правил работы группы

Цель: регламентировать работу в группе. Участники методом мозгового штурма предлагают и принимают правила работы группы. Правила принимаются на первом занятии и действуют на протяжении всего цикла семинаров-практикумов:

На занятия нельзя опаздывать;

Быть положительным;

Быть активным участником;

Не отказываться от права сказать «нет»;

Хранить информацию;

Правила правой руки;

Использовать я — высказывание;

Называть друг друга так, как от представлялся;

Говорить только от себя,

Принцип «здесь и теперь»;

Воздерживаться от критики и советов.

Основная часть

«Проверьте, все ли, что вас сейчас окружает,

действительно имеет ценность»

Информационное сообщение «Рациональное использование времени»

Психолог: человеку постоянно организующему детский коллектив, необходимо прежде всего организовывать самого себя. Педагогу хронически не хватает времени, не только на отдых, но и на труд. Ведь время является сильнейшим стрессогенным фактором.

Всем известная истина «Время — деньги», похоже, начинает менять свое значение, время становится дороже денег. Время — сегодня более необходимый ресурс для достижения жизненного успеха, который имеет особое специфическое свойство: он является необратимым, то есть упущенное время невозможно вернуть, как невозможно вернуть и утраченные возможности.

При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной степени, а именно 1440 минут в день — не больше и не меньше. Однако кому-то этого времени вполне хватает для реализации определенных задач или замыслов, а кому-то — катастрофически не хватает.

«Тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что порой управлять им трудно.

Управление временем — это по сути есть самодисциплина, самоорганизация, которые ускоряют решение проблем, осуществление планов, действий и замыслов. Это технология рационального использования времени.

Тайм-менеджмент как система управления временем, включает в себя несколько элементов, которые значительно сокращают время, необходимое для осуществления различных действий, планов человека. К этим элементам относятся:

Анализ использования рабочего времени;

Постановка целей, которые хочет достичь человек в результате применения тайм-менеджмента;

Планирование рабочего времени;

Выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Анализ — это процесс, который позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины.

Постановка целей — необходимый этап в тайм-менеджменте, он помогает ориентироваться в том, какие методы управления следует применять, а какие не стоит.

Планирование — это процесс, во время которого происходит составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование ежедневной работы означает выигрыш во времени.

Л. Зайверт, специалист по менеджменту, на основе исследований сформулировал правило: «Кто регулярно в течение 10 минут планирует свой рабочий день, то сможет сэкономить 2 часа, а также правильнее и лучше справиться с важными делами».

Ежедневный план помогает избежать беспорядка и суеты. Он позволяет выполнить большой объем работы, но при этом в значительной степени избавляет от усталости. План дисциплинирует, удерживает от разных соблазнов. Достичь любой цели можно через планирование, которое позволяет идти кратчайшим путем, концентрировать внимание на важных делах, устанавливать реалистичные сроки, создавать резервы времени, избегать холостых ходов, то есть повышать эффективность и снижать стресс.

Давайте заполним маленькую анкету.

Анкета. «Самоменеджмент: насколько хорошо вы способны выполнить свою работу».

Самооценка в баллах:

0 — почти никогда;

1 — иногда;

2 — часто;

3 — почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовки работы, планирования.

2. Я перепоручаю (поручаю родителям или делю с напарницей) все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели, сроки реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз окончательно.

5. Каждый день я составляю список дел, которые нужно сделать, упорядоченным по приоритетам. Важные дела я делаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день я пытаюсь освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свои дневные нагрузки я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», которые позволяют реагировать на актуальные проблемы (непредвиденные беседы с коллегами, администрацией, родителями).

9. Я стараюсь направлять свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на «жизненно важных» проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Если вы теперь сложите баллы, набранные при анкетировании, то получите следующие результаты :

0 — 15 баллов- вы не планируете свое время и находитесь под действием внешних обстоятельств. Некоторые из своих целей вы достигаете, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16 — 25 баллов — у вас хороший таим-менеджмент.

26 — 30 баллов — вы можете быть образцом каждому, кто хочет научиться рационально использовать свое время. Позвольте окружающим ознакомиться с вашим опытом.

Итак, большинству из нас следует продолжить работу над инвентаризацией своего времени.

Подвижная игра «Австралийский дождь».

Психолог: станьте в круг. Знаете ли вы, что такое австралийский дождь? Нет? Тогда давайте вместе послушаем, какой он. Сейчас по кругу цепочкой вы будете передавать мои движения. Как только они вернутся ко мне, я передам следующие. Будьте внимательны!

В Австралии поднялся ветер. (Ведущий трет ладони.)

Дождь усиливается. (Поочередное хлопанье в ладоши.)

А вот град — настоящая буря. (Топот ногами.)

Но что это? Буря стихает. (Хлопки по бедрам.)

Дождь стихает. (Хлопками ладонями.)

Одиночные капли падают на землю. (Щелчок пальцами.)

Тихий шелест. (Потирание ладоней.)

Солнце. (Руки вверх. Улыбка.)

Упражнение «Дерево моей жизни».

Цель: Формировать способность осознать свои потребности, ставить соответствующие цели и достигать их.

Психолог. Нарисуйте три дерева: маленькое, больше, великое. Заполните их своими планами на один, пять, десять лет. Проговорите свои планы. Какие из них реальны? Что нужно, чтобы воплотить их?

Упражнение. «Ценности моей жизни».

Психолог. Как приблизить желаемое? Напишите свою заветную мечту и 4 — 5 личных жизненных ценностей. Чтобы достичь чего-то, нужно от чего-то и отказаться. Попробуйте приблизить цель, отказавшись от чего-то ценного для себя.

— От каких привычек вы хотели бы отказаться?

Упражнение «Распределение времени».

Цель: Понять и проанализировать сколько времени и на что мы тратим.

Ход упражнения: участники получают листы бумаги на которых нарисовано два круга, под кругами надпись: «Обычный день», «Идеальный день». Эти круги надо поделить в процентах на четыре сектора:

Дела, которые вы не любите, но обязаны делать;

Ежедневные необходимые ритуалы (гигиена, приготовление и прием пищи и т. д.);

Дела, которые вы любите делать;

Бессмысленное времяпрепровождение.

Обсуждение:

Какой сектор самый большой?

Чем отличается ваш обычный день от идеального?

Что нужно сделать чтобы ваш обычный день стал почти идеальным?

Итак, основной причиной дефицита времени является его бессмысленное проведение. Кто-то из известных людей сказал: «Правдивая свобода воли — когда человек радостно делает то, что должен».

Мозговой штурм. «Воры времени», или «Поглотители времени».

Участники составляют примерный список причин потери своего времени, психолог дополняет:

Попытка много выполнить за один раз;

Плохое планирование трудового дня;

Личная неорганизованность, «заваленный рабочий стол»;

Поиски записей, адресов, телефонных номеров;

Телефонные звонки, отвлекающие от дел;

Незапланированные посетители;

Неспособность сказать «нет»;

Отсутствие самодисциплины;

Неумение довести дело до конца;

Отвлечения (шум);

Затяжные совещания;

Разговоры на частные темы;

Откладывание дел;

Длительные ожидания (оговоренной встречи);

Ненужные дискуссии о своей работе и работе других.

Таким образом, освободившись от «поглотителей» времени и обнаружив слабые места в самоорганизации, вы сможете высвободить значительные резервы времени.

Советы психолога. Организация рабочего времени и саморегуляция.

Делать повторяющиеся ежедневные дела в строго определенное время.

Объединять однотипные дела в блоки.

Выделять приоритетные дела, задачи и сосредотачиваться на них.

Уметь говорить «нет» людям или факторам, которые отнимают время.

Обсуждать с коллегами запланированный срок выполнения заданий.

Контролировать качество затраченного времени. Для этого следует несколько раз в течение дня задавать себе вопрос: «Что я сейчас делаю?».

Отказываться от недосягаемой доскональности в пользу результативного выполнения насущных задач.

Ежедневно планировать дела, которые должны быть выполнены сегодня, и выполнять запланированное.

Фиксировать важную информацию и размещать ее перед глазами.

Поддерживать порядок и чистоту на рабочем месте.

Релаксационный комплекс «Океан» (с использованием муз. дорожки с шумом океана «Морской блюз»).

Цель: С помощью управляемой фантазии, снять усталость и пополнить энергию, избавиться от негативных эмоций.

Сядьте удобно. Вы можете закрыть глаза. Представьте себе океан. Вы видите безграничный водное пространство, волны поднимаются и растут, разбиваются о берег прямо у ваших ног и уползают обратно. Если вы о чем-то думаете, ваши мысли уносят волны. Вы видите чистый берег и воду. Вы смотреть на волны, и ощущение покоя наполняет вашу душу. Это — ваш собственный мир полный покоя, который вы можете почувствовать в любой момент. Вы — обладатель этого мира, его центр и его часть. Останьтесь в этом состоянии некоторое время, а затем медленно — «возвращайтесь обратно».

Заключительная часть

Рефлексия.

Время подводить итоги работы с помощью рефлексии.

Осуществились ли ваши ожидания?

О чем самом главном вы узнали?

Что запомнили?

Что можете использовать в своей дальнейшей педагогической деятельности?

Осознайте, что вы не можете делать все одновременно, устанавливайте приоритеты начинайте с самого главного (основное правило организации эффективной работы!

Освободитесь от «тирании» срочности:

Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!

Старайтесь срочные, но менее важные, дела не выполнять лично, а делегировать их или разделять с коллегой!

Удачи в работе над собой!

Домашнее задание.

Психолог. Уважаемые коллеги, попробуйте за следующую неделю отследить собственный «поглотитель» времени. Эту процедуру легко провести в течение одного-двух дней путем жесткой регистрации времени.

Притча «Ценность времени».

Цель: Активизировать понимание правильной ценностной ориентации в жизни.

Один бизнесмен накопил большой капитал — три миллиона долларов. Он решил, что возьмет себе год отпуска, чтобы вдоволь отдохнуть. Но не успел принять это решение. Как его посетил Ангел Смерти. Бизнесмен очень испугался и решил откупиться. «Продай мне три недели жизни, и я отдам тебе миллион», — предложил бизнесмен. Но Ангел Смерти ему отказал. «Ладно, продай только один день, я отдам все что имею», — взмолился бизнесмен. Ангел отказал. Тогда человек попросил Ангела Смерти дать несколько минут, чтобы он смог написать прощальное письмо. Ангел согласился.

Человек написал: «Правильно используйте время, которое вам отведено для жизни. Я не смог купить даже часа за три миллиона долларов. Проверьте, все ли, что вас сейчас окружает, действительно имеет ценность».

Методическая разработка занятия «Тайм-менеджмент для студентов»

Технологическая карта занятия дана в Приложении Приложении 1.

1. Организационный момент. Вступительное слово психолога. Озвучивание темы.

Напоминание правил работы в режиме тренинга. Снятие ожиданий.

(Слайды 1, 2. Приложение 2).

2. Упражнение “Ассоциации”

Цель: введение в тему, активизация группы.

Студентам предлагается назвать свои ассоциации со словом “Время” Выполняется по кругу.

Далее предлагается вспомнить пословицы, поговорки, афоризмы о времени.

(Слайд 3. Приложение 2).

3. Работа с метафорическими картами “Огонь, мерцающий в сосуде”

Цель: осознание проблем в организации своего времени.

Время: 15 минут

На столе раскладываются карточки с изображениями сосудов.

1 этап. Инструкция: слышали ли вы выражение “сосуд времени”? Представьте себе свою жизнь, свое время в виде сосуда. Подойдите к столу и выберите такой сосуд, который вам покажется ближе всего, про который вы можете сказать “Это я”.

Обсуждение по кругу:

— какие эмоции испытывали, когда выбирали сосуд?

— чем он похож на вас?

2 этап. Инструкция: а теперь снова подойдите к столу. На нем разложено множество карточек с картинками. Молча посмотрите на них. Выберите одну или несколько карточек, которые могли бы заполнить сосуд вашего времени.

Поместите выбранную картинку (или несколько картинок) под карточку с сосудом. Таким образом, ваш сосуд времени оказался заполненным.

Обсуждение:

— чем заполнено твое время?

— как такое наполнение сосуда проявляется в твоей жизни?

— расскажи, как ты себя чувствуешь с таким наполнением твоего сосуда времени?

— гармонично ли наполнение сосуда твоего времени?

— чего не хватает для гармонии?

3 этап. Снова подойдите к столу и найдите такую карточку, которая могла бы внести гармонию в ваш сосуд?

Как это может проявиться в распределении твоих дел в течение дня, недели, года? Что для этого нужно сделать?

Какие эмоции испытываешь теперь?

4. Упражнение “Купец и время”

Студентам предлагается послушать сказку:

“Было это давным-давно…

Жил-был один купец. Он очень много работал, у него не было ни минуты свободного времени. Ездил купец по разным городам, в которых вел торговлю, но не было у него времени ни посмотреть на красивые здания в этих городах, ни поговорить с горожанами. Была у купца семья, но, озабоченный важными делами, не играл купец с маленькими сыновьями, не воспитывал их, когда те подросли. Были у купца друзья, но с годами все куда-то растерялись, а остались лишь деловые партнеры.

Зато накопил купец огромное многомиллионное состояние. И вот, решил он, наконец, что может позволить себе взять отпуск на год и прожить этот год в роскоши со своей семьей. Только он об этом подумал, как к нему спустился ангел смерти.

Купец был очень хорошим торговцем, поэтому решил выторговать у ангела немного времени, решил купить его за любую цену:

— Я дам тебе третью часть моего состояния, если ты позволишь прожить мне еще хотя бы три дня.

Однако ангел стоял на своем.

— Хорошо, я дам тебе целых три миллиона всего за один день моей жизни. Мне нужен этот день, чтобы я мог навестить свою семью, которую постоянно не вижу из-за вечной занятости. А еще я хочу насладиться в последний раз красотой Земли.

Однако ангел не соглашался.

Тогда купец стал умолять дать ему одну минутку, он хотел написать своему сыну прощальные слова…”

(а теперь за две минуты каждый должен придумать окончание этой сказки).

Далее участники по очереди рассказывают свои варианты. Тренер делает записи. Проводится обсуждение участниками. Тренер даёт обратную связь об индивидуальных стратегиях участников, выступая в качестве эксперта.

На самом деле сказка заканчивается так:

“…Это желание купца ангел решил удовлетворить.

Предприниматель написал своему сыну: Дорожи своим бесценным временем, я не смог купить даже час за все свои заработанные миллионы.”

5. Упражнение “Распределение времени”

(Слайд 4. Приложение 2).

Цель: анализ затрат времени.

Время: 7 минут

Следующая диаграмма представляет собой отрезок времени, равный одним суткам. Бланк дан в Приложении 3.

Закрась цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток. Что ты обычно делаешь в течение одного дня? Советую для примера взять не учебный, а выходной день.

А теперь посчитай и запиши, сколько времени ты посвящаешь различным сферам жизни. Сколько часов в день, т.е. из 24 часов ты обычно посвящаешь каждой из областей деятельности? В каждом случае проставь в конце примерное количество часов:

Итого = 24 часа

Теперь спокойно посмотри на получившуюся диаграмму.

  • Доволен ли ты тем, как ты распределяешь собственное время?
  • Для чего бы ты хотел иметь больше времени?
  • На что ты хотел бы тратить меньше времени?
  • Что ты можешь реально предпринять, чтобы достичь соответствующих перемен?

6. Упражнение “Хронофаги”.

(Слайд 5. Приложение 2).

Цель: поиск личных хронофагов.

Время: 4 минуты.

Но есть такие дела, которые не приносят никакой пользы человеку, а только зря “пожирают” его время. Это так называемые хронофаги. Например: неумение вовремя закончить телефонный разговор, сидение “просто так” в “Контакте”, откладывание дел на потом и др.

Используется мягкая игрушка. Она передается по кругу, каждый студент при получении игрушки называет “свой хронофаг”.

7. Завершающее упражнение.

Цель: рефлексия

Время: 5 минут.

Что сейчас чувствуете? Что удивило? Что запомнилось? Что понравилось? Какие были трудности? Что будете применять в жизни?

Завершающее слово психолога.

Технологическая карта занятия дана в Приложении 1.

1. Организационный момент. Вступительное слово психолога. Озвучивание темы.

Напоминание правил работы в режиме тренинга. Снятие ожиданий.

2. Упражнение “Белка в колесе”

Цель: разогрев группы

Время: 3 минуты.

Ведущий вызывает добровольца. Расспрашивает его, много ли у участника в жизни рутинных дел, которые не очень приятны, скучны, но обязательны. По мере того, как участник называет эти дела, ведущий записывает их на отдельных листочках. Закончив список рутинных дел, ведущий раскладывает листочки в разные углы аудитории надписями вверх. Далее ведущий поднимает участников и предлагает их “пожить жизнью” этого добровольца. Ведущий в случайном порядке называет дела, а участники должны все вместе двинуться к карточке, на которой написано дело, встать рядом с ней. Как только все участники сгруппируются возле этого места, ведущий называет другое дело, постепенно ускоряя темп упражнения.

Набегавшись, участники усаживаются по местам. Карточки убираются.

Упражнение повторяется с другим добровольцем.

Обсуждение:

— удалось и вам хоть немного почувствовать себя “в шкуре” другого человека?

— какие у вас были эмоции во время беготни?

— какие эмоции сейчас?

— как лучше жить, чтобы не напоминать себе “белку в колесе”?

Упражнение № 2 “Секундомер”

Цель: индивидуальные особенности восприятия времени.

Выполнение. Упражнение выполнятся всей группой. Студенты должны закрыть глаза. Считать про себя секунды нельзя. По истечении минуты открыть глаза и сразу посмотреть на экран. На экране – секундомер (Приложение 4). Необходимо запомнить время на секундомере.

Комментарии преподавателя:

— если вы открыли глаза раньше, чем через 55 секунд, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

— если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

3. Упражнение «Золотая рыбка»

Цель: демонстрация ошибок при постановке целей.

Время: 5 минут

Инструкция

Вызывается доброволец. Ведущий начинает говорить с ним в быстром темпе, чтобы создать момент растерянности. Как бы между делом нужно обратиться к аудитории: “Смотрите внимательнее, что сейчас будет происходить”.

Примерный текст для добровольца: “Вы поймали золотую рыбку. У вас есть 15 секунд, чтобы загадать ей три желания.”

Далее ведущий ведет отсчет или загибает пальцы по секундам. Через 15 секунд звучит команда “Стоп!”

Далее следуют комментарии ведущего.

Если участник загадал, но не произнес желания, то как Рыбка догадается о них? Если произнес, ведущий повторяет их так, как было сказано. Например:

Участник: Дом…

Ведущий: (рисует дом).

Вот тебе дом. Получи! Или: Хорошо, у меня в следующем году будет дом. Ты же не сказал, кому ты загадал дом?

Участник: кучу денег.

Ведущий: Скиньтесь по рублю! Вот куча монет. Получи.

Участник: Хочу быть счастливым!

Ведущий: обязательно: в следующем месяце будешь счастлив, даже несколько раз. Или будешь всегда счастлив, начиная с 2050 года.

И т.д.

Можно повторить игру еще с одним-двумя участниками.

Далее ведущий задает группе вопрос: Что сейчас происходило? Как нужно было загадывать желания, чтобы они были исполнены?

Следует подвести участников к постановке целей по схеме SMART.

Информационный блок. SMART.

Итак, необходимо уметь правильно ставить цели. Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека говорил, что “для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным”, в старинные мореплаватели говорили: “Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю”. Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать. (Слайд 6. Приложение 2).

В науке управления разработана специальная технология, помогающая правильно ставить цели. Это технология SMART. SMART – это аббревиатура:

  • Specific — конкретные
  • Measurable — измеримые
  • Agreed — согласованные (с целями более высокого уровня)
  • Realistic — реалистичные
  • Timed — определенные во времени

Для того, чтобы лучше запомнить, можно использовать отечественную версию теории SMART. Это принцип КРОВИ (Слайд 7. Приложение 2).. Цели должны быть:

  • К – конкретными
  • Р – реалистичными
  • О – ограниченными по времени
  • В – важными
  • И – измеряемыми

4. Упражнение на постановку целей

Цель: научиться целеполаганию

Время: 15 минут.

Работа по заполнению таблицы. Задание: сформулируйте цели, которые бы отвечали принципу “КРОВИ”. Время на работу: 5 минут. (Приложение 5).

Через 5 минут желающие зачитывают свои цели. Группа анализирует, удалось ли участникам выполнить упражнение.

5. Информационный блок. Правило Парето и матрица Эйзенхауэра.

Существует, так называемый, закон Парето, который гласит примерно следующее: 20% всего, что мы делаем, приносит нам 80% результата. Все остальные 80% наших усилий создают всего лишь 20% результата (Слайд 8. Приложение 2). Другими словами, результативна лишь 1/5 часть нашей деятельности, лишь 1/5 времени мы тратим оправданно. На что же уходят остальные 4/5 наших ресурсов и времени? А вот на что:

— на поддержание текущего уровня комфорта;

— на выполнение неважных и несрочных дел;

— на выполнение задач, которые в принципе может выполнить кто-то другой;

— на выполнение задач, от которых вообще можно отказаться.

(Слайд 9. Приложение 2).

Как же организовать свое время, чтобы повысить свою эффективность?

В своей книге “Главное внимание – главным вещам” Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру. В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название “Матрица Эйзенхауэра” (Слайд 10. Приложение 2).

Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности.

Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными — дела, которые нельзя отложить.

Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:

A — Важное и срочное, это Аврал!

B — Важное и не срочное

C — Срочное, но не важное

Д — Не срочное и не важное. Д – “дурацкие” дела.

Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.

А — Важное и срочное.

Только незапланированные, форсмажорные, внезапно возникшие дела. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится. Если человек правильно организован, то эта часть дел минимальна.

В — Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. Это самые большие по времени дела. Если человек сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но если такие дела постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд авральных!

С — Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет.

D (Д) — Не важные и не срочные.

Это поглотители времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют, что от них просто нужно избавляться. Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу.

Упражнение на распределение задач по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Время: 15 минут.

Индивидуально: распределить предложенные в списке дела в соответствии с матрицей Эйзенхауэра (4 минуты). Список задач в Приложении 3.

Студенты объединяются в группы по 4 человека. Задача: прийти к общему решению за 3 минуты.

Обсуждение. Каждая группа представляет результаты по одному из четырех квадрантом матрицы.

Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.

Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов. – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.

Приступ аппендицита – вызов скорой помощи. — Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.

Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.

Как видим, многое зависит от организованности человека, его умения предвидеть неприятности и планировать профилактические мероприятия. А это уже относится к задачам важным, но не срочным (Приложение 6).

В заключение следует сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить. (Слайд 11. Приложение 2).

Завершающее упражнение

Цель: рефлексия

Время: 5 минут.

Группа делится на 3 подгруппы по 4–6 человек. Каждая подгруппа получает листы формата А3, цветные карандаши и фломастеры.

Задание: изобразить с помощью рисунков то, что вы узнали на занятии. Можно отразить свое настроение. Можно использовать записи, но не больше 7 слов.

Упражнение проводится вместо рефлексии.

Завершающее слово психолога.

Раздача буклетов (Приложение 7).

Список литературы.

Тренинг «Тайм-менеджмент: управление личной эффективностью»

Цель тренинга

Научить участников более эффективно использовать время. Повысить личную и корпоративную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей, при меньших затратах времени и энергии.

Задачи тренинга

  • Научить участников эффективно планировать свою деятельность в условиях увеличения функциональной нагрузки, грамотно формулировать цели и расставлять приоритеты, выделяя наиболее значимое, в повседневном потоке дел и информации.
  • Освоить технологии, позволяющие избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, и высвобождать дополнительные необходимые временные ресурсы.
  • Выработать единый корпоративный подход, единое представление и начать формировать общую культуру эффективного использования времени.

В результате тренинга участники смогут

  • Планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку.
  • Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы.
  • Повысить мотивацию к деятельности и получать больше удовлетворения от работы.
  • Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную эфективность.
  • Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связные с дефицитом времени.
  • Грамотно делегировать задачи и полномочия.
  • Определить свои долгосрочные и краткосрочные цели в различных областях деятельности.
  • Правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными делами и долгосрочными задачами. Выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты. Определять очередность работ.
  • Брать на себя ответственность за сроки и результат. Не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера.
  • Обзорно взглянуть на жизнь, оценить и осмыслить качество проживания. Сделать свою жизнь более гармоничной.

Форма и методы работы используемые на тренинге

  • Схематичный теоретический материал, в виде интерактивных мини-лекций ;
  • Деловые игры, с анализом и групповым обсуждением;
  • Практические задания , выполнение индивидуальных и групповых упражнений;
  • Хорошо структурированные печатные раздаточные материалы, в виде рабочей тетради.

В программе тренинга

Отношение ко времени

Время как ресурс. Понятие эффективности и «эффект опыта». Восприятие времени: индивидуальные особенности, и их влияние на оценку личной эффективности. Изменение отношения ко времени, осознание ценности временного ресурса.
Проактивный и реагирующий стиль деятельности. Установка на » управление временем».
Контур управления в организации времени. Значение каждого этапа в управленческом цикле, и их взаимовлияние. Определение личных проблемных зон, в повседневной деятельности участников.
Хронометраж и отслеживание количественных показателей в личной работе. Выявление полезных резервов времени.

Целеполагание

Проблемное и целевое мышление. Определение целей.
Что отличает цель от желания и мечты. Критерии спецификации целей (SMART, PURE, CLEAR, GROW и др).
«Кристаллизация ценностей». Личная и корпоративная стратегии: сшивка целей. Декомпозиция целей.
Индивидуальная стратегическая закладка, для повседневного ориентирования.

Планирование

Планирование в условиях динамично изменяющейся среды. Намеченные цели и «неожиданные обстоятельства»: как сохранять гибкость в планировании.
Жестко-гибкий алгоритм планирования рабочего дня.
Метод структурирования внимания.
Контекстное планирование в ежедневнике и Outlook.

Приоритеты

Критерии приоритетности задач. Баланс времени важного и срочного.
Классические методы расстановки приоритетов (Правило Шваба, Матрица Эйзенхауэра, Декартовы координаты, Правило Парето, АВС-анализ, и др.)
Методы быстрого принятия решений, в ситуации многокритериального выбора.
«Отсев лишнего» и фильтрации «текучки».
Ментальные карты (Mind Maps). Оптимизация рабочих процессов: стратегия множественного результата.
Техника расстановки приоритетов в течение дня.

Поглотители времени

Эффект «ножовочного полотна».
Метод ограниченного хаоса, и оптимальное структурирование информации в личной работе.
«Воры времени», и стратегии вежливых отказов.

Технологии повышения продуктивности

Методология GTD . Естественное и реактивное планирование. Управление деятельностью.
Модель «Эквалайзер эффективности». Метод порционности в управлении задачами.
Матрицы обзора регулярных и неструктурированных задач.
Результат-ориентированные подходы.

ТМ командной работы

Управление временем, при взаимодействии в группе. Принципы и особенности принятия коллективных решений. Организация оперативных совещаний. Распределение ролей и делегирование.

Корпоративные особенности ТМ

Выработка коллективных стандартов организации времени, в подразделении и проектных командах.
Мотивация, при внедрении инструментов тайм-менеджмента.
Основные закономерности работы с «человеческим фактором», в контексте управления временем.

Самомотивация

Работа с неприятными задачами. Как примирить «Хочу» и «Надо»?
Что такое «Лень», и как ее использовать для «пользы дела».
Техники изменения отношения к ситуации, и создание позитивного настроя.
Работа с отсрочками. Работа с крупными долгосрочными «неподъемными» задачами.
Управление рабочей нагрузкой. Принципы эффективного отдыха и быстрого восстановления.
Инвентаризация опыта. Регулярный самоанализ, как инструмент развития.

Занятие с элементами тренинга «Тайм-менеджмент, для студентов»

Цель тренинга: Научить подростков более эффективно использовать время. Повысить личную эффективность , позволяющую добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей… Если мы потеряем 1000 рублей, то это восполним, так как сможем заработать. Если мы потеряем 10-20 часов, то эту потерю мы не сможем восполнить никогда.

Упражнение 1 .Упражнения на персональное ощущение времени

Цель: определение индивидуальных особенностей восприятия времени.

Выполнение. Все участники закрывают глаза. После команды тренера им необходимо мысленно отметить тот момент, когда пройдет минута. Отсчитывать мысленно секунды нельзя. Каждый открывает глаза и поднимает руку после того, как, по его мнению, истекла минута.

Упражнение демонстрирует широкий разброс результатов. Адекватность восприятия времени индивидуальна. Оптимальными считаются результаты, попадающие в интервал от 55 до 65 секунд.

Если получилось меньше, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

Если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

Упражнение 2.»Пирог времени» (20 минут)
Цель: Осознание понятия «капитал времени» через визуальную технику.
— Рассмотрим еще одну картинку (см. схема «Пирог времени»). Попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку и от этой точки.
Отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили. В этом круге 60 секторов (средняя продолжительность энергичности человека до пенсионного возраста). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди. Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. Не правда ли? В сутках 24 часа, 8 часов это 1/3часть. Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон.
Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим, сколько мы примерно потратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течение которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни.
Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.(Обсуждение в круге.)
Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма небольшой кусок пирога. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным, максимально питательным и полезным. Максимально нужным нам и вот эти мы будем сейчас заниматься.
Схема «Пирог времени»


Упражнение 3. «Поглотители времени» (25 минут)
Цель: Выявление поглотителей времени
Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?
Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?
Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени. Предлагаю вам перечень наиболее распространенных причин. Отметьте те, которые характерны для вас.
Причины потерь времени:
• не умею отделить важные дела от второстепенных;
• не планирую предварительно свой день;
• личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
• не всегда знаю, что нужно делать;
• отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго) ;
• не умею сказать «нет» ;
• моя личная недисциплинированность;
• не довожу начатое до конца ;
• долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
• много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят ;
• не знаю своего личного ритма физической и умственной активности ;
• очень легко отвлекаюсь (например, на шум).
Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.
Упражнение 4 » Жесткие и гибкие»

Цель: научить определять гибкие и жесткие дела.

Необходимый материал: зеленые и синие карточки, список дел.

Инструкция для участников: Для того чтобы эффективно спланировать свой день нужно познакомиться еще с такими понятиями как жесткие и гибкие дела.

Жесткие дела в дне – это дела, у которых четко определено время начала. Какие примеры вы можете назвать? (школьные уроки, классные часы, кружки и секции, начало сеанса в кино и т.д.)

Помимо этого у нас еще много дел, которые не обязательно делать в определенные часы, просто нужно успеть сделать. Такие дела называют «гибкими».

У вас есть зеленый круг (гибкие дела) и синий квадрат (жесткие дела). Я буду произносить по 1-му делу. Если это «жесткое дело», поднимайте синий квадрат, а если «гибкое» — зеленый круг.

Рефлексия

  • Тайм-менеджмент: Представьте, что сегодня Ваш последний день.

  • Возможно Вам покажется это правило нелепым, но все же…

Хочу с Вами поделиться своим личным вопросом — я его задаю сама себе перед тем, как лечь спать и как только просыпаюсь!

От этого вопроса я каждое утро бодренько просыпаюсь и начинаю с умом управлять своим временем.

А вот и мой вопрос: «Если бы я знала, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделала и как себя вела в этот день?»Мой Вам совет, прям сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос.

Я думаю Вам это будет интересно!

    1. Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием.

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют.

Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня.

Постоянно планируйте конкретные задания в тетрадке!

Запомните, если на бумаге нет вашей цели – тогда она просто не существует!

Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий – Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%. Возьмите себе за привычку с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра!

Как только Вы придете на работу – Вы уже будете четко знать с чего надо начинать.

Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание – включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами.

Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей – обязательно ее вычеркивайте со списка!

Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!

Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач – не хвататься за нее целиком ( так поступают только неразумные люди, проще говоря — неудачники).

  1. Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию.
    Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное!Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца.

Останавливайтесь и запоминайте только важное.

  1. Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»!Наверное – это самая первая проблема , которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время!

На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!

Вас совесть не мучает? Или лень-матушка делает свое дело?

Мой Вам совет, если Вы все же собрались заняться полезным делом (на благо будущего) – отключите на время все эти побрякушки, чтобы они Вас не отвлекали!

Сконцентрируйтесь на своем важном задании, держите себя в руках и вырабатывайте терпение.

Я уже в одной статье писала об одном очень интересном факте – полезная привычка вырабатывается ровно 66 дней, если Вы ее будете выполнять ЕЖЕДНЕВНО!

Поэтому, выберите время, когда Вы будете заниматься полезными делами, исключите с этого времени все, что Вас отвлекает (телевизор, соц. сети, кофеек с подругой и бесполезные разговоры) – и ВПЕРЕД покорять вершины и автоматизировать полезные привычки!

Также полезно будет, если Вы заведете отдельный дневник, где будете записывать никчемные занятия, которые пожирают Ваше время, не приближают Вас к цели и не приносят никакой пользы!

  1. Тайм-менеджмент: Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании.Чем больше и быстрее Вы будете выполнять несколько задач одновременно – тем хуже Вы их сделаете.

Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое!

  1. Тайм-менеджмент: Учитесь расставлять приоритеты!Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи – запишите их в личный дневник.

Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

  1. Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!»Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.

Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.

Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

  1. Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе.Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!

Выработайте в себе полезную привычку во время разбирать со своего стола кучугуру бумаг, выбрасывайте ненужное и работайте в чистоте.

Ученые довели, что более 30% времени мы тратим на то, чтобы найти нужный документ.

Корзинка для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!

  1. Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам.Научитесь отказывать и говорить «НЕТ» конкретным людям (у которых нет ни малейших целей, которые ничего не хотят от жизни, а только умеют жаловаться и нить на проблемы), ненужным заданиям – которые не приносят и не принесут Вам в будущем никакой пользы, а только заберут у Вас время.

  2. Тайм-менеджмент: У Вас должно быть комфортное рабочее место.Когда Вы работаете дома – у Вас появляется куча возможностей, чтобы отвлечься, особенно это относиться к тем, кто живет не один.

Отдельное рабочее место увеличит Вашу продуктивность в разы и поможет Вам хорошо сконцентрироваться на собственном деле.

  1. Тайм-менеджмент: Работайте в определенное время.Если Вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы (биоритмы) на которые выпадает Ваш пик активности!

Вот именно в это время Вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как Вы будете полны сил и эффективны.

Не тратьте это время впустую – пользуйтесь им!

У меня, например, пик активности припадает с 07.00 – 11.00 – и я стараюсь в это время успеть как можно больше, потому что понимаю, что в другое время у меня реакция будет медленная и работоспособность станет ниже.

  1. Тайм-менеджмент: Возьмите для себя заслуженный выходной день.Когда у Вас есть время отдохнуть – никогда не пренебрегайте им.

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает – все ресурсы его организма постепенно восстанавливаются.

Когда человек валится с ног от усталости – вряд ли он хорошо и качественно сделает конкретное задание.

Поэтому, когда Вы отдыхаете — Вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Тренинг: Тайм-менеджмент для учителя «Как успевать жить и работать» методическая разработка (психология) по теме

Тренинг: Тайм-менеджмент для учителя

«Как успевать жить и работать» (3 часа)

Цель тренинга: Научить педагогов более эффективно использовать время. Повысить личную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

Оборудование: раздаточные материалы: таблица «Мой капитал времени», схема «Пирог времени»

1.Знакомство с участниками тренинга

Упражнение 1. «Снежный ком» (15 минут)

Цель: Знакомство участников; запоминание имен

Каждому участнику необходимо назвать свое имя и придумать прилагательное (эпитет), начинающее на ту же букву, что и его имя. Следующий участник сначала называет имя и прилагательное того участника, который представился перед ним, затем свое. Задача следующего – повторить уже два имени и два прилагательных, затем назвать свои и т.д. Последнему участнику приходится повторять имена и прилагательные всех участников в кругу.

2.Знакомство с целями тренинга (10 минут)

Тайм-менеджмент – «технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями». Поэтому целевая функция тайм-менеджмента – не эффективность или продуктивность, как часто думают. Полагаю, что целевая функция тайм-менеджмента – счастье. А результативность, способность вместить больше дел в единицу времени является необходимым, но далеко не достаточным условием счастья.

3.Обсуждение и принятие правил работы (10 минут )

4.Конкретизация ожиданий от тренинга (15 минут)

Модуль 1 . Управление временем.

Упражнение 1. «Мой капитал времени» (30 минут)

Цель: Осознание понятия «мой капитал времени» через количественный показатель.

— Сколько у нас времени? (ответы участников) Конечно, мы не искушаем судьбу. Каждому отведено свое время. Но давайте приблизительно ответим на вопрос: «Каков мой капитал времени?» (см.таблица 1.)

Таблица 1.

Мой возраст

Средняя продолжительность жизни (приблизительно)

Мой капитал времени в годах ( «2» минус «1»)

Мой капитал времени в сутках ( «3» умножить на 365 дней)

Количество необходимых часов на сон в сутки

Количество активных часов в сутках ( 24 часа минус «5»)

Мой капитал времени в часах ( «4» умножить на «6»)

Теперь сравните полученный капитал времени с тем числом, которое вы мне назвали при моем вопросе. В среднем у нас получилось 200 000- 400 000 часов. Увы, мы не капиталисты. Это первый вывод, который мы должны сделать. Если мы потеряем 1000 рублей, то это восполним, так как сможем заработать. Если мы потеряем 10-20 часов, то эту потерю мы не сможем восполнить никогда. (Обсуждение результатов в круге.)

Когда у нас украдут 100 рублей, то мы нервничаем. Когда крадут часы нашей жизни, мы философски рассуждаем: «Ну, что же, делать…. Как же с этим быть…»

Упражнение 2.»Пирог времени» (20 минут)

Цель: Осознание понятия «мой капитал времени» через визуальную технику.

— Рассмотрим еще одну картинку (см. схема «Пирог времени»). Попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку и от этой точки.

Отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили. В этом круге 80 секторов (средняя продолжительность жизни человека). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди. Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. Не правда ли? В сутках 24 часа, 8 часов это 1/3часть. Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон.

Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим, сколько мы примерно потратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течение которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни.

Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.(Обсуждение в круге.)

Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма малый кусок пирога. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным, максимально питательным и полезным. Максимально нужным нам и вот эти мы будем сейчас заниматься.

Схема «Пирог времени»

Упражнение 3. «Поглотители времени» (25 минут)

Цель: Выявление поглотителей времени

Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?

Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?

Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени. Предлагаю вам перечень наиболее распространенных причин. Отметьте те, которые характерны для вас.

Причины потерь времени:

  1. не умею отделить важные дела от второстепенных;
  2. не планирую предварительно свой день;
  3. личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
  4. не всегда знаю, что нужно делать;
  5. отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго) ;
  6. не умею сказать «нет» ;
  7. моя личная недисциплинированность;
  8. не довожу начатое до конца ;
  9. долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
  10. много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят ;
  11. не знаю своего личного ритма физической и умственной активности ;
  12. очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.

Модуль 2. Постановка и способы достижения эффективной цели.

Упражнение 1. «Мои жизненные цели» (35 минут)

Цель: Прояснение жизненных целей

Всем известно, что ясность – залог эффективности. Самой частой причиной потери времени и главным препятствием на пути к успеху является неумение сосредоточиться на необходимой задаче. Поэтому важным этапом в управлении своим временем является четкое определение своих целей, распределение их по степени важности.

Выберите любые важные сферы жизни. Напишите их названия на отдельных листках.

Теперь из этих трех сфер выберите ту, которая является для вас самой важной. Положите тот листок, на котором вы записали ее название, перед собой и задайте себе вопрос: чего я хочу достичь? Можно закрыть глаза и посидеть некоторое время, размышляя над ними. После этого запишите все мысли и образы, какие возникли у вас. Записывайте все, что приходит в голову.

Из оставшихся сфер выберите ту, которая стоит на втором месте по значению, проделайте то же самое.

Возьмите третий листок. Прочитайте название сферы вашей жизни и задайте себе те же вопросы.

Возьмите первый список целей и прочитайте его. Что вы можете еще написать? Может быть, вы захотите что-нибудь вычеркнуть? Исправить?

Проранжируйте все ваши цели по степени важности от 1 (самая важная) до N (номер последней цели, не самой важной). Отложите список в сторону.

Прочитайте три первых пункта. Задайте себе вопрос: Это действительно самое важное для меня в данной сфере? Если ответ утвердительный, то переверните лист и запишите их на другой стороне. Если вы сомневаетесь, то выберите из тех пунктов, что идут следом, тот, что считаете важным, и затем перенесите на другую сторону листа.

То же самое проделайте со вторым и третьим списками.

Положите перед собой все списки с тремя главными целями. Теперь перед вами более ясная картина того, что вы хотите. Прочитайте свои записи еще раз и задумайтесь: Насколько важны для меня эти цели? Я действительно хочу именно этого? Насколько эти цели реалистичны? Насколько они согласуются между собой? Не противоречат ли они друг другу? Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени, способностей. Поэтому необходимо установить приоритеты, то есть решить: Какие цели являются наиболее важными? С какими можно повременить? На достижение каких целей следует направить свои ресурсы, то есть время, способности, умения?

Сейчас установите приоритеты А, В, С, для каждой из девяти целей, которые вы отобрали из трех важнейших сфер вашей жизни.

  1. очень, очень важные цели.
  2. очень важные цели.
  3. просто важные цели.

Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нём сначала цели приоритета А, затем В и С. Посмотрите на список целей приоритета А. Это то, что вы хотите. Это и есть то, на что нужно направить ваши силы и энергию. Вы готовы уже сейчас приступить к их реализации? Каков будет ваш первый шаг?

Подведение итогов

Упражнение «Пять Пальцев» (по Л. Зайверту) (20 минут)

Цель: Получение участниками и ведущим обратной связи от группы по результатам работы на тренинге.

Чтобы достижение цели стало реальностью, необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сбиться с курса. Для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль. Вот эти параметры (в несколько модифицированном, по сравнению с предложенными Л. Зайвертом, виде):

М (мизинец) — Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнал? Узнал ли я что-то новое о своем времени? Придумал ли новые «хитрости», чтобы лучше управлять им?

Б (безымянный) — Близость к цели. Какие оперативные задачи, приближающие меня к достижению важных целей (долгосрочных стратегических), я сегодня решил?

С (средний) — Состояние. Какие дела были особенно интересными? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? Напротив, какие дела были скучными, субъективно тяжелыми, делались «через силу»?

У (указательный) Услуга, помощь, сотрудничество. Кому я помог, кому оказал ценную услугу, с кем нашел общий язык, с кем вместе хорошо работал?

Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что сделано мною сегодня для поддержания здоровья и физической формы?

Попробуйте прямо сейчас, на этапе завершения нашего занятия, посмотреть на свою правую ладонь и проконтролировать результат, например, полученной информации :

-Можете ли вы назвать несколько наиболее важных идей, которые вас заинтересовали на занятии, какие у вас возникли мысли (мизинец)?

-Помогут ли знания, полученные на тренинге, в достижении ваших актуальных жизненных целей, ваша близость к цели (безымянный)?

-Были ли на тренинге упражнения, которые изменили ваше состояние (средний)?

-Помогло ли вам занятие лучше понять самого себя? Смогли ли вы в чем-то изменить себя, а в чем-то принять себя таким человеком, какой вы есть (указательный)?

-Было ли занятие тяжелым, трудным? Сильно ли утомило вас понимание изложенного материала (большой)?

Литература

1. Азарова О.Тайм-менеджмент за 30 минут.- Ростов н/Д: Феникс, 2007.-160с.

2.Архангельский Г. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать.-М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009.

3. Васильченко Ю.Л., Тараченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. –СПб.: Питер, 2007.-256с.

5. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2006.-371с.

6. Соснина М.А. Личный тайм-менеджмент, или Как управлять своим временем.-Ростов н/Д: Феникс, 2005.-256с.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *