Управление документационного обеспечения

Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)

Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Кто разрабатывает инструкцию?

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации.

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

— сбор и анализ материала;

— разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

— внедрение инструкции в организации.

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

— структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

— структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

— функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

— функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

— функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

— состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;

— организация работы по приему и отправке документов;

— система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

— организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

— система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

— организация работы исполнителей с документами;

— порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

— организация работы по отправке и получению документов по факсу;

— порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

— компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

— виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

— виды бланков документов, используемых в организации;

— порядок согласования (визирования) документов;

— порядок подписания документов;

— виды документов, утверждаемых руководителем;

— виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

— место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

— места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

— регистрируемые и нерегистрируемые документы;

— организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:

— назначение и цели инструкции;

— нормативная база инструкции;

— виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

— общие принципы работы с документами;

— нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

— ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

— общие требования к документам;

— бланки документов;

— оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

— особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

— правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

— подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

— подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

— подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

— составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

— ведение деловой переписки;

— составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

— подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

— организация документооборота;

— прием, обработка и прохождение поступающих документов;

— регистрация и учет поступающих документов;

— организация работы с отправляемыми документами;

— регистрация и прохождение внутренних документов;

— учет объемов документооборота;

— контроль исполнения документов;

— организация работы с обращениями граждан;

— работа исполнителя с документами;

— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

— использование средств факсимильной связи;

— ксерокопирование и тиражирование документов;

— организация хранения документов;

— составление и ведение номенклатуры дел;

— формирование дел;

— оформление дел;

— оперативное хранение дел;

— передача дел на архивное хранение;

— работа исполнителя с документами;

— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

— организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

— организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

— копирование и тиражирование документов;

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

— образцы бланков документов;

— образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

— перечень нерегистрируемых документов;

— перечень утверждаемых документов;

— перечень документов, заверяемых печатью организации;

— формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

— форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД: http://www.vniidad.ru.

Ведение переписки с зарубежными корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться отдельными инструкциями.

Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении

Елена Ботникова
Документационное обеспечение управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов. Документы – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

В основных государственных документах (Закон «Об образовании в РФ» 2013г., Национальная доктрина образования Российской Федерации до 2025г., «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на (2014-2020годы)»., государственная программа РФ «Информационное общество» (2011-2020годы) большое внимание уделяется использованию в области образования современных телекоммуникационных и информационных технологий, электронных средств, создающих единое информационное пространство, способствующее повышению качества дошкольного образования.

Этимологический анализ показывает, что термины документационное обеспечение управления и делопроизводство согласно ГОСТа Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» одинаковые по значению. Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Понятие Документационное обеспечение управления применяется с 1970-х гг., когда в сферу работы с документами стали внедряться средства вычислительной техники и информационные технологии. «Документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. С вступлением в силу 1 марта 2014г нового стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», были разделены два понятия документационное обеспечение управления и делопроизводство,из них выделили три:делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;

Документационное обеспечение (управления,ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. На данный момент в литературных источниках эти понятия никак не отслеживаются, и мы рассматриваем их как синонимы. В данной работе рассматриваем под «документационным обеспечением управления», документирование и организация делопроизводства посредством компьютерных технологий работы с документами. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление, организация работы с документами это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в дошкольном учреждении. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль над сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Документооборот дошкольного учреждения включает в себя совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений. От четкого выполнения каждой операции при работе с документами зависит не только скорость их перемещения, но и эффективность процесса управления в целом.

Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. В современных организациях следует учитывать, что документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Организация документооборота в дошкольном учреждении имеет специфические черты, связанные как с человеческим фактором, так и с особенностями управления.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации организационной формы делопроизводства.

В течение года по дошкольному учреждению проходит большое количество различных документов. Чтобы проанализировать документооборот дошкольного учреждения, нужно видеть весь объем входящих, исходящих и внутренних документов. Документопоток объема документооборота в дошкольном образовательном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г., можно увидеть в таблице

Таблица Документопоток и объем документооборота в дошкольном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г.

Входящие Внутренние Исходящие

Приказы 98 Распоряжения 35 Отчеты 28 (в ПФ и отдел образования)

Письма 15 Учебные планы 6 Табель учета рабочего времени 15

Телефонограммы 3 Списки обучающихся 48 Заявки 121

Служебные записки 36 Личные дела обучающихся детей (126) Служебные записки 21

Объяснительные записки 3 Карты развития(126) Объяснительные записки 3

Приказы по личному составу 198

Служебные письма 19

Из проведенного анализа мы сделали вывод, что объем документооборота дошкольного образовательного учреждения выделяется множеством информационных потоков (входящие, исходящие, внутренние, а также большим видом документации.

Изучение практики и теоретический анализ источников выявили особенности документооборота дошкольных образовательных учреждений:

Образовательную и управленческую деятельность дошкольного образовательного учреждения сопровождают документы, так как они являются основой документооборота и организацией учебного процесса.

В связи с введением ФГОС в дошкольных образовательных учреждениях увеличился объем документации (как в сфере управления. так и в учебной деятельности).

Отдаленность документов создаваемых и обрабатываемых в различных отделах (бухгалтерия отдалена от кадровой службы).

Малое количество унифицированных документов.

Многолетнее хранение документов (от 10 до 70 лет).

Большие трудовые затраты на составление и подготовку документов.

Отсюда можно сделать вывод, что в дошкольных образовательных учреждениях обращается многообразие различных видов документов, которые имеют определенные этапы прохождения, и образуют документооборот учреждения, регламентируемый нормативно-методической и законодательной базой. Также нужно учесть что нормативно – законодательная база постоянно меняется и совершенствуется, в связи с этим организация работы с документами выражает существенную составную часть документационного обеспечения управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении.

В течение исследования, нами был разработан социально – педагогический инструментарий, целью которого являлась – оценка состояния документооборота и делопроизводств, требовалось обнаружить и раскрыть недостатки в организации делопроизводства.

В результате анализа отметили следующие недостатки в организации делопроизводства: неизбежная потеря документов, следовательно и информации; попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу, большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами.

Полученные данные говорят о необходимости совершенствования системы документооборота в дошкольном образовательном учреждении. Данную проблему на сегодняшний день можно решить внедрением системы электронного документооборота в дошкольном учреждении.

Единственным путем эффективного решения проблемы управления документами, а следовательно дошкольным образовательным учреждением является, автоматизация делопроизводства и документооборота, с помощью новейших технологий, то есть переход на электронный документооборот. Основными причинами перехода являются — сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.

Основными преимуществами электронного документооборота будут являться:

экономия организационно-технических затрат;

упорядочение технологии работы с документами (переход дошкольного учреждения на единую систему делопроизводства и документооборота);

ускорение прохождения документов в дошкольном учреждении за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;

полный контроль за документами и работой персонала с ними;

Повышение эффективности работы с документами.

В связи с этим мы пришли к выводу, что система электронного документооборота в дошкольном образовательном учреждении, может быть естественной составной частью деловых процессов, которые направлены на обеспечение образовательной и управленческой деятельности. Существующие технологии в современное время приводят к тому, что нужно пересматривать действующие принципы, методы ее управления. Система электронного документооборота позволяет провести управление дошкольным образовательным учреждением на новый уровень управления

Список литературы

4. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В. А. Кудряев .М: ИНФРА-М, 1999.

Основные понятия и терминология доу.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование — обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами — обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности — организация документооборота. Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum — доказательство или свидетельство

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция — способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция — способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция — способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.

Классификация документов. Изначально все документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ — это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения ( постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

  1. Организация электронной системы управления документооборотом.

Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям КИС.

Масштабируемость. Желательно, чтобы системы электронного документооборота могла поддержать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определяется только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как «Sabase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределительных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределительных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Успех деятельности компаний определяется тем, насколько хорошо в них управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Платформа ЭСУД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным содержанием, где все функциональные компоненты будут взаимосвязаны между собой. Платформа для управления включает в себя следующие основные функциональные компоненты:

  • Всеобъемлющее управление содержанием;

  • Полный жизненный цикл содержания;

  • Создание приложений для управления содержанием.

Всеобъемлющее управление содержанием – это возможность управлять любым содержанием в любое время и в любом месте. Система должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе мультимедийные, и позволять легко расширять эту поддержку на новые форматы. Возможно управление практически всеми типами знаний – документами, Web-содержанием, XML, графиком и мультимедийной информацией, фиксированным содержание (таким как отчеты и записи), информацией средств коллективной работы (сообщениями электронной почты, дискуссиями и др.). В ЭСУД должны быть заложены средства интеграции со многими популярными инструментами разработки содержания и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.

Всеобъемлющее управление содержанием также подразумевает эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, в частности операционных систем, средств программирования, систем управления реляционными базами данных, серверов Web-приложений, служб контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM; ЭСУД может быть интегрирована со всеми этими системами. Платформа дает распределенное хранилище содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара.

Платформа ЭСУД должна управлять содержанием с момента его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения бывают различными, они зависят от задач, в числе которых публикация информации о продукции на Web-сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до места представлений сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Разумеется, путь содержания может завершаться его архивированием или уничтожением.

Процессы создания и управления содержанием не менее важны, чем процессы публикации. Хотя различные приложения ориентированы на работу с определенными типами содержания, в них используется одинаковая модель управления его жизненным циклом. Согласно ей жизненный цикл содержания состоит из четырех основных этапов:

  • создание и сбор;

  • управление;

  • распространение;

  • архивирование.

В ЭСУД должны быть средства, необходимые на каждом из этих этапов, включая инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых процессов.

Первоочередная задача системы управления содержанием – сбор из внутренних и внешних источников необходимого содержания и добавление его в корпоративное хранилище.

Хранилище содержания – основа системы управления содержанием в ЭСУД. Это безопасная среда хранения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения содержания в платформе Documentum могут быть двух типов:

  • извлечение. В данном случае внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании которого система вернет требуемое содержание;

  • публикация. Платформа ЭСУД на основании установленных бизнес-правил сама должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удаление сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.

В настоящее время к хранению содержания, прежде всего, выдвигаются требования надежности, экономической эффективности и возможности расширения его объемов. Гибкая архитектура ЭСУД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Поскольку хранилище ЭСУД основано на операционной системе и базе данных клиента, то ЭСУД должна работать со всеми хранилищами данных, к которым имеется доступ через интерфейс файлов системы, а также поддерживать все современные СУБД корпоративного уровня. В результате пользователям должны быть открыты преимущества всех инфраструктур хранения, в том числе JBOD, RAID, приводов CD, DVD, оптических лазерных дисков, ленточных накопителей, а также сложных сетевых систем хранения NAS и SAN. Кроме того, пользователям ЭСУД должны быть доступны системы хранения, представленные через собственные интерфейсы API, в частности ЕМС Centera – система адресного хранения содержания, обладающая высокой устойчивостью и безотказностью работы.

В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища должны быть классифицировано и надежно сохранено

  1. Общая характеристика редакторов. Типы и возможности текстовых редакторов.

Текстовые редакторы — это программы для создания и редактирования текстовых документов. Это письма, статьи, справки, повести или романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовый файл или просто текст.

Под редактированием текста понимается весь комплекс операции по внутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст можно «кроить», т. е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

При описании текстовых процессоров следует выделить две группы программных продуктов этого типа. Первая группа ориентирована па создание документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики. Типичным представителем этой группы является Microsoft Word. Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами) ориентирована на работу с чисто текстовыми файлами, среди которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлы настройки и др.

Ярким представителем таких программных продуктов является MultiEdit. Этот текстовый процессор имеет мощную систему контекстной замены, встроенный язык макрокоманд па уровне Visual Basic, средства поддержки внутренней среды, средства помощи при наборе ключевых слов.

Существует еще одна отдельная группа текстовых процессоров — это настольные издательские системы. Издательские программы (Desktop Publishing) в чем-то похожи на обычные текстовые процессоры, но отличаются от них более широким набором возможностей работы с текстом. К издательским системам относятся такие продукты, как Adobe PageMaker, Adobe In Design, Quark X Press. Правда следует заметить, что эта разница постепенно стирается, и такие редакторы, как Word Perfect или Microsoft Word уже приближаются к издательским программам. Во всяком случае, они в состоянии обеспечить набор и распечатку несложных изданий.

Обычно текстовые редакторы включают в себя следующие возможности:

  • — набор текста;

  • — корректирование набранного текста обычным способом, т. е. изменение букв, слов и т. д.;

  • — вырезание фрагментов текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

  • — вставка фрагментов в нужное место текста;

  • — нахождение в тексте нужных слов или предложений;

  • — замена слов одно па другое частично или полностью по всему тексту;

  • — форматирование текста, т. е. придание ему определенного вида последующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

  • — автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

  • — автоматическая нумерация страниц;

  • — автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

  • — выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

  • — переключение программы для работы с другим алфавитом;

  • — табуляция строк, т. е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

  • — распечатка текста или отдельных его кусков;

Наиболее совершенные редакторы обладают также дополнительными возможностями, такими как:

  • — возможность увидеть па экране текст в готовом виде, т. е. таким, каким он будет распечатан принтером;

  • — широкий выбор шрифтов;

  • — вставка в текст формул, таблиц, рисунков;

  • — создание нескольких текстовых колонок на одной странице;

  • — автоматический поиск и исправление грамматических ошибок;

  • — выбор готовых стилей и шаблонов.

Специальные возможности текстовых редакторов:

1) редактирование текста

· работа с участком текста

— выделение

— удаление

— запись в буфер

— копирование

— запись в виде отдельного файла и т.д.

· выравнивание текста

— по краю (правому, левому, ширине)

— по центру

— по ширине

· автоперенос слов

— целиком

— по правилам переноса

· организация колонок

2) создание резервных копий через равные промежутки времени

3) работа с таблицами

· разметка

· удаление и добавление столбцов и строк

· выравнивание текста в ячейках

· оформление рамок

4) отказ от последних действий и отказ от отказа

5) операции над рисунками

· вставка в текст

· масштабирование и растяжка по осям

· обтекание рисунка текстом и т.д.

6) разбиение на страницы

· автоматическое, путем задание числа строк на странице

· жесткое, принудительное

· нумерация страниц (сверху, снизу)

7) использование шаблонов документов

8) использование набора шрифтов

· true type (ttf) – пропорциональные шрифты

· шрифты с произвольно изменяемыми размерами

· различные способы выделения шрифтов – подчеркивание, курсив и т.д.

9) контекстный поиск и замена заданной последовательности слов в тексте

10) проверка орфографии с использованием встроенного словаря

11) подсказка синонимов и антонимов

12) проверка грамматики – анализ предложения как целого

13) построение оглавлений, индексов, сносок

14) набор сложных формул (математических, физических)

15) использование в тексте информации из СУБД и ЭТ

  1. Основные понятия Microsoft Word. (запуск, элементы интерфейса Word,, работа с документами).

Программа Microsoft Word предназначена для выполнения работ по созданию документов, включающих разнообразные элементы (рисунки, графики, формулы, обычные или электронные таблицы, фрагменты БД и т. д.), имеющие иерархическую организацию (главы, части, параграфы и т. п.) с обеспечением работы на уровне отдельных компонентов, документа в целом, объединяющих информацию нескольких файлов в виде главного документа. Абзац — это поле документа, набор и котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст — это последовательность абзацев, разделяющихся специальным символом «конец абзаца», который вводится при нажатии клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки. Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов (меню Формат, команды Абзац и Шрифт). Размер страницы определяется параметрами крманды Параметры страницы (меню Файл). Раздел — это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т. д. Количество разделов в документе не ограничено.

Для того, чтобы начать работать в текстовом редакторе Microsoft Word, надо запустить программу.

  1. На панели задач щелкните кнопку Пуск и подведите указатель мыши к пункту меню Программы.

  2. В появившемся меню перечислены программы, установленные на вашем компьютере, выберите Microsoft Word.

основные элементы интерфейса :

  1. Cтрока заголовка

  2. Строка меню

  3. Панель инструментов Стандартная

  4. Панель инструментов Форматирование

  5. Панель инструментов Рецензирование

  6. Поле документа

  7. Панель инструментов Рисование

  8. Область задач

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Различают следующие службы ДОУ:
1. В министерствах и ведомствах — управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;
3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
4. В совместных предприятиях (организациях) — правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; в кооперативах — общим собранием членов кооператива;
5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица1, секретарь-референт.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
Совершенствование форм и методов работы с документами.
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
Сокращение документооборота, количества форм документов.
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе.
Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники2.
Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать «Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;
организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;
регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;
разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;
организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;
организация работы по заявлениям граждан;
контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;
контроль сдачи дел, организация работы архива;
проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ3.
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.
Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты.
Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов.
Четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами.
Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория — предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория — до 10 000 документов в год.
В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории — секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.

Образовательная система ДОУ

Определение 1

Дошкольное образовательное учреждение (ДОУ) – социально-педагогическая, открытая, динамическая и самоуправляемая система, основой целью которой является процесс воспитания и обучения детей дошкольного возраста.

Понятие и компоненты ДОУ как образовательной системы

Определение 2

Образование – это целенаправленный и непрерывный процесс воспитания и обучения, состоящий из ряда последовательных ступеней, на каждой из которых осуществляют свою деятельность различные виды и типы образовательных учреждений.

Образовательная система объединяет дошкольное, общее среднее, среднее специальное, вузовское, послевузовское, дополнительное образование. Система дошкольного образования, в основном представлена государственными и частными дошкольными образовательными учреждениями.

ДОУ как система – это сложное образование, состоящее из ряда взаимосвязанных элементов.

К элементам образовательной системы ДОУ относятся:

  1. Системообразующие факторы, которые определяют цель, задачи, миссию, образовательные программы и т.д.
  2. Структурные компоненты, которые представлены системой управления ДОУ (заведующий, воспитатели, коллегиальный орган управления ДОУ и т.п.), технологий взаимодействия всех участников образовательного процесса ДОУ.
  3. Функциональные компоненты. Представлены рядом управленческих функций ДОУ, направленных на формирование деятельности «воспитатель-ребенок-родители».
  4. Условия, необходимые для полноценного и эффективного функционирования ДОУ. Данные условия определяются существующим в ДОУ пространством деятельности, наличием необходимой среды (психологической, педагогической, социальной и т.д.), а также возможностями и особенностями участников педагогического процесса ДОУ.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Задачи и функции ДОУ

Основными задачами, стоящими перед ДОУ как образовательной системой являются:

  • осуществление подготовки детей к обучению в школе;
  • сохранение и укрепление физического здоровья ребенка, формирование у него положительного отношения к занятиям физической культуры и ЗОЖ;
  • сохранение и укрепление психического здоровья воспитанников;
  • создание условий, необходимых для комфортного пребывания детей в детском саду, их эмоционального благополучия;
  • создание условий, необходимых для полноценного развития личности ребенка, его творческого потенциала, удовлетворения потребностей в знаниях, согласно возрастным и психологическим особенностям;
  • организация работы, направленной на формирование у воспитанников навыков, необходимых для успешной социализации;
  • осуществление взаимодействия с семьями воспитанников, по вопросам воспитания и обучения детей дошкольного возраста.

Образовательное пространство ДОУ должно способствовать свободному, полноценному и всестороннему развитию личности ребенка.

Функции ДОУ, направленные на реализацию поставленных задач:

  1. Материально-техническое обеспечение педагогического процесса необходимым оборудованием и материалами, согласно установленным нормам и требованиям.
  2. Рациональное построение режима дня. Режим дня должен быть гибким, учитывать возрастные особенности детей, время года и т.д., то есть создавать благоприятные и комфортные условия для пребывания детей в детском саду и для их развития.
  3. Осуществление подбора кадров, и расстановка их в соответствии с уровнем квалификации.
  4. Использование эффективных и актуальных методик и технологий реализации педагогического процесса.
  5. Построение воспитательно-образовательного процесса согласно учебным программам, которые разрабатываются непосредственно в рамках ДОУ, исходя из особенностей и потребностей воспитанников, а также возможностей детского сада.
  6. Осуществление эффективного управления деятельностью ДОУ (распределение должностных обязанностей, установление структуры управления, установление размера оплаты труда, доплат, надбавок, разработка Устава и иных локальных актов ДОУ и т.д.).
  7. Организация и реализация педагогического процесса в соответствии с законодательством, Уставом и лицензией ДОУ.
  8. Создание необходимых условий для медицинского обслуживания детей и организации питания детей в ДОУ.
  9. Осуществление внутреннего мониторинга качества реализуемых программ обучения, то есть качества предоставляемых образовательных услуг.
  10. Осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством Российской Федерации и предусмотренной Уставом ДОУ.

ФГОС дошкольного образования

Замечание 1

ФГОС дошкольного образования был разработан и утвержден на основании ФЗ «Об образовании в РФ» 1 сентября 2013 года.

Основная цель ФГОС: обеспечение государством равенства возможностей для каждого ребёнка в получении качественного дошкольного образования.

Стандарт решает задачи:

  • обеспечение разнообразия и вариативности образовательных программ, реализуемых детскими садами;
  • возможность разработки и внедрения авторских программ воспитания и обучения детей в рамках конкретного ДОУ;
  • формирование оптимальной социокультурной среды, направленной на воспитание и обучение детей дошкольного возраста, с учетом их возрастных и индивидуальных особенностей.

Предметом ФГОС является регулирование взаимоотношений между участниками педагогического процесса.

Во время разработки стандарта были учтены образовательные потребности детей дошкольного возраста, а также детей, имеющих различные отклонения в психическом и физическом развитии.

Основные принципы ФГОС дошкольного образования:

  • поддержание разнообразия и уникальности детства;
  • сохранение самоценности детства, как одного из важнейших этапов развития и становления человека;
  • предоставление возможности ребенку прожить детство полноценно;
  • создание эффективных условий для социализации детей в обществе, с учетом их возрастных и индивидуальных особенностей развития;
  • создание условий взаимодействия между взрослыми и детьми, для полноценного и всестороннего развития каждого ребенка.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *